Depo Yönetim
Veri İşleme Sözleşmesi
Bu sözleşme, Abonelik ve Hizmet Sözleşmesi'nin ayrılmaz parçasıdır ve Platformun, Firma adına işlediği kişisel veriler bakımından tarafların hak ve yükümlülüklerini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") çerçevesinde düzenler.
1. Taraflar ve roller
- Veri sorumlusu: Hizmete abone olan Firma. Firma, müşterilerine ve çalışanlarına ait kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirler.
- Veri işleyen: Aşağıda bilgileri yer alan Platform işletmecisi. Platform, kişisel verileri yalnızca Firma adına ve Firmanın talimatıyla işler.
- Unvan
- [Ticari unvan girilecek]
- Adres
- [Adres girilecek]
- Vergi dairesi / no
- [Vergi dairesi girilecek] / [Vergi no girilecek]
- E-posta
- kvkk@takiplog.com
- İnternet sitesi
- https://takiplog.com
2. İşlemenin konusu, niteliği ve süresi
| Konu ve amaç | Depolama işletmesi yönetim yazılımının internet üzerinden sunulması: kayıtların barındırılması, saklanması, yedeklenmesi, görüntülenmesi; Firmanın talimatıyla belge üretilmesi ve Firmanın bağladığı hesaplar üzerinden mesaj, ödeme ve e-fatura işlemlerinin tetiklenmesi. |
|---|---|
| İlgili kişi grupları | Firmanın müşterileri ve müşteri adayları; müşterilerin yetkilileri; Firmanın panel kullanıcıları (çalışanlar). |
| Veri kategorileri | Kimlik (ad soyad, bireysel faturada T.C. kimlik no / vergi no), iletişim (telefon, e-posta, adres), müşteri işlem (sözleşme, depolama alanı, eşya listesi, giriş-çıkış ve randevu kayıtları, talepler), finans (borç, tahsilat, iade, fatura bilgisi; kart bilgisi hariç), görsel kayıt (eşya ve teslim fotoğrafları, imza görüntüsü), işlem güvenliği (IP adresi, giriş kodları, işlem kayıtları), mesaj içerikleri. |
| Özel nitelikli veri | Hizmet özel nitelikli kişisel veri işlemek için tasarlanmamıştır. Firma, bu tür verileri (ör. sağlık, din, biyometrik) Hizmete girmemeyi kabul eder. |
| Süre | Abonelik süresince ve sona ermede 9. maddede belirtilen iade / silme süresi boyunca. |
3. Firmanın talimatı
Platform, kişisel verileri yalnızca Firmanın belgelenmiş talimatı doğrultusunda işler. Firmanın Hizmeti kullanarak yaptığı her işlem (kayıt açma, düzenleme, mesaj gönderme, ayarları değiştirme, silme) talimat niteliğindedir. Platform, bir talimatın Kanun'a aykırı olduğunu düşünürse Firmayı derhâl bilgilendirir. Kanunen zorunlu haller (ör. yargı mercii kararı) dışında Platform, kişisel verileri kendi amaçları için işlemez, üçüncü kişilerle paylaşmaz, satmaz.
4. Güvenlik tedbirleri (Kanun md. 12)
Platform, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak için en az şu tedbirleri uygular:
- İletişimin TLS ile şifrelenmesi; parolaların tek yönlü özetle, hizmet anahtarlarının şifrelenerek saklanması,
- Firmalar arası mantıksal ayrım ve firmaya özel dosya klasörleri; rol bazlı yetkilendirme,
- Günlük, parola korumalı ve şifreli yedekleme; yedeklerin kademeli olarak silinmesi,
- Önemli işlemlerin kayıt altına alınması; sunuculara erişimin yetkili personelle sınırlandırılması,
- Veri en aza indirme: fotoğraflardaki konum verilerinin (EXIF) silinmesi, Firmanın belirlediği süre dolunca eşya fotoğraflarının silinmesi, eski mesaj ve aday müşteri kayıtlarının periyodik olarak silinmesi,
- Kart bilgilerinin Hizmete hiç alınmaması (ödemeler bankanın / ödeme kuruluşunun 3D Secure sayfasında),
- Personelin gizlilik yükümlülüğü altında olması ve yazılım güncellemelerinin düzenli uygulanması.
5. Alt veri işleyenler
Firma, Platformun aşağıdaki hizmet sağlayıcıları alt veri işleyen olarak kullanmasına genel onay verir:
| Hizmet | Sağlayıcı | Ülke |
|---|---|---|
| Sunucu ve barındırma (veri merkezi) | [Sağlayıcı girilecek] | Türkiye |
| E-posta gönderim altyapısı | Sendinblue SAS (Brevo, sistem e-postaları); Zoho Corporation B.V. (e-posta kutuları) | Fransa ve Hollanda (Avrupa Birliği) |
| Şifreli yedek depolama | [Sağlayıcı girilecek] | Türkiye |
- Platform, alt işleyenlere bu sözleşmedekinden daha düşük olmayan koruma yükümlülükleri yükler ve onların fiillerinden Firmaya karşı sorumludur.
- Platform, yeni bir alt işleyen eklemeden veya mevcut olanı değiştirmeden en az otuz (30) gün önce Firmayı bilgilendirir. Firma, haklı bir gerekçeyle itiraz ederse ve taraflar bir çözüm üzerinde anlaşamazsa, Firma sözleşmeyi değişiklik yürürlüğe girmeden önce tazminatsız feshedebilir.
- Firmanın kendi hizmet sağlayıcıları alt işleyen değildir: Firmanın kendi adına sözleşme yaptığı SMS (ör. Netgsm, İleti Merkezi), WhatsApp (Meta), e-posta sunucusu, ödeme (banka, PayTR, iyzico) ve e-fatura (ör. Paraşüt) sağlayıcıları Firmanın doğrudan veri işleyenleridir. Platform, Firmanın talimatıyla ve Firmanın hesap bilgileriyle bu hizmetlere veri iletir; bu sağlayıcılarla gerekli sözleşmeleri yapmak ve aktarım için gerekli hukuki dayanağı sağlamak Firmanın sorumluluğundadır.
6. Yurt dışına aktarım
Yukarıdaki tabloda Türkiye dışında bulunduğu belirtilen alt işleyenlere yapılan aktarımlar Kanun'un 9. maddesi kapsamındadır. Platform bu aktarımları, yeterlilik kararı bulunmayan ülkeler için Kurulca ilan edilen standart sözleşmeyi alt işleyenle imzalayarak ve sözleşmeyi imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kurul'a bildirerek gerçekleştirir.
Aşağıdaki işlemler yalnızca Firmanın tercihiyle yurt dışına aktarım doğurabilir ve Firma, bunları kullanmadan önce Kanun'un 9. maddesi kapsamında gerekli hukuki dayanağı (ilgili kişinin açık rızası veya standart sözleşme gibi uygun güvence) sağlamakla yükümlüdür:
- WhatsApp kanalı: Firma WhatsApp'ı açarsa, WhatsApp'la bilgilendirmeyi tercih eden müşterilere ait telefon numarası ve mesaj içeriği Meta Platforms'un (yurt dışı) altyapısı üzerinden iletilir.
7. Veri ihlali
Platform, Firma adına işlediği kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğini öğrendiğinde, Firmayı gecikmeksizin ve en geç yirmi dört (24) saat içinde; ihlalin niteliğini, etkilenen veri ve kişi gruplarını, olası sonuçlarını ve alınan tedbirleri içerecek şekilde bilgilendirir. Bu bildirim, Firmanın Kanun'un 12/5. maddesi uyarınca Kurul'a en geç 72 saat içinde ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğünü yerine getirebilmesi içindir. Platform, Firmanın bu süreçte ihtiyaç duyduğu bilgi ve belgeleri sağlar.
8. İlgili kişi başvuruları ve işbirliği
İlgili kişilerin Kanun'un 11. maddesi kapsamındaki başvurularını yanıtlamak Firmanın yükümlülüğüdür. Hizmet, Firmaya kayıtları görüntüleme, düzeltme, dışa aktarma ve silme imkânı verir. Platforma doğrudan bir başvuru gelirse Platform, başvuruyu yanıtlamadan gecikmeksizin Firmaya iletir. Platform; Firmanın Kurul incelemeleri, ilgili kişi talepleri ve veri güvenliği değerlendirmeleri için makul ölçüde bilgi ve destek sağlar.
9. Sona ermede iade ve silme
Sözleşmenin sona ermesinden itibaren otuz (30) gün içinde Firma, kayıtlarının ve dosyalarının arşivini talep edebilir. Bu sürenin bitiminden itibaren en geç otuz (30) gün içinde Platform, Firma adına işlediği tüm kişisel verileri ve dosyaları kalıcı olarak siler; silinen veriler yedeklerden de yedek saklama süresi sonunda çıkar. Kanunen saklanması zorunlu olanlar (Platformun Firmaya kestiği faturalar gibi) bu sürenin dışındadır. Firmanın talebi hâlinde silme işlemi yazılı olarak teyit edilir.
10. Bilgi ve denetim
Platform, bu sözleşmeye uyumunu göstermek için gerekli bilgileri Firmanın yazılı talebi üzerine sağlar. Firma, makul bir süre önce bildirmek, Platformun ve diğer firmaların gizli bilgilerine ve güvenliğine zarar vermemek kaydıyla, uyumun denetlenmesini talep edebilir; denetimin maliyeti Firmaya aittir.
11. Sorumluluk
Platform, Kanun'un 12/2. maddesi uyarınca kişisel verilerin güvenliğini sağlamaktan Firma ile birlikte müştereken sorumludur. Tarafların birbirine karşı sorumluluğu Abonelik ve Hizmet Sözleşmesi'ndeki hükümlere tabidir; bu sözleşmeye veya Kanun'a aykırılıktan doğan, kast ve ağır ihmale dayanan sorumluluk sınırlandırılamaz.
12. Yürürlük
Bu sözleşme, Abonelik ve Hizmet Sözleşmesi ile birlikte elektronik ortamda onaylandığı tarihte yürürlüğe girer ve onunla birlikte sona erer; sona ermeden sonra da 7. ve 9. maddeler uygulanmaya devam eder. Hüküm bulunmayan hallerde Abonelik ve Hizmet Sözleşmesi uygulanır.